HelloFlex People

Privacystatement HelloFlex People

Inleiding

HelloFlex People hecht grote waarde aan een zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar werknemers en door haar te bemiddelen zelfstandigen. HelloFlex People heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Met dit privacy statement geven we je inzicht in hoe we in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met jouw persoonsgegevens omgaan.

Wie zijn wij?

We zijn een uitzendbureau en hebben uitzendkrachten in dienst die werkzaam zijn voor onze opdrachtgevers. Ook verzorgen wij de personeels- en salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap voor personeelsintermediairs. Onderdeel hiervan is dat we arbeidsovereenkomsten aangaan met hun flexwerkers.

Wij zijn voor wat betreft onze dienstverlening verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Wij bepalen immers zelf het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens.

Ook werken we samen met personeelsintermediairs om klanten gezamenlijk van flexwerkers te voorzien. In die gevallen hebben we in een dataovereenkomst de wederzijdse verantwoordelijkheden vastgelegd.

Zie onderaan dit document voor onze juridische en contact gegevens.

Op grond waarvan verwerken wij jouw persoonsgegeven?

Verwerking van je persoonsgegevens kan plaatsvinden omdat:

  • Dit nodig is voor de uitvoering van de (uitzend-)overeenkomst (bijvoorbeeld om je salaris uit te betalen);
  • Dit nodig is om wettelijke verplichtingen uit te voeren (bijvoorbeeld de afdracht van je belasting);
  • Dit nodig is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ons (of van een derde). Hierbij houden we ¬†altijd rekening met jouw privacybelangen en laten deze altijd zwaarder wegen (bijvoorbeeld om je toegang te geven tot de online portal ten behoeven van het inzien van je (loon)gegevens.
  • Je hiervoor specifiek toestemming hebt verleend. Als we je toestemming vragen informeren we je van tevoren over het doel van de verwerking en leggen we je toestemming vast. Als je je toestemming later wilt intrekken is dat natuurlijk altijd mogelijk.
  • Dit nodig is om jouw of andermans vitale belangen te beschermen.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij  gebruiken jouw gegevens onder andere:

  • Om een arbeidsovereenkomst met je af te sluiten en te onderhouden;
  • Om je gewerkte uren te registreren en te verwerken;
  • Om je (een gebruiksvriendelijke) toegang te bieden tot de portal HelloFlex;
  • Om onze verzuim en re-integratieverplichtingen na te komen;
  • Om je opdracht bij de opdrachtgever vast te en deze te onderhouden.
  • Om ‚Äď daar waar nodig ‚Äď jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder training, opleiding en testen.
  • Om managementdoeleinden te realiseren waaronder het verzorgen van managementinformatie, het uitvoeren van interne¬†controles, het bevorderen van bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en (accountants)controle.
  • Om evt. subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
  • Om naleving van wet- en regelgeving te realiseren, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van je?

Voor onze dienstverlening kan het nodig zijn dat we onderstaande categorie√ęn van persoonsgegevens van je verwerken. Deze ¬†persoonsgegevens gebruiken we alleen voor het doel waarvoor we ze verkregen hebben en alleen voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn.

  • Contact- en identificatiegegevens
  • Persoonlijke gegevens
  • Sollicitatiegegevens
  • Verzuimgegevens
  • Verlofgegevens
  • Vergunningen en diploma‚Äôs
  • Fiscale- en financi√ęle gegevens
  • Inloggegevens
  • Zakelijke gegevens (bij te bemiddelen ZZP‚Äôers)

Aan wie verstrekken we je gegevens?

We kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan derden, waaronder o.a. belastingdienst, UWV, arbodiensten, deurwaarders en pensioenfondsen. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Daarnaast kunnen we je gegevens aan opdrachtgevers waar je je werkzaamheden verricht of zal verrichten. Ook kan het voorkomen dat we je gegevens delen met derde dienstverleners.

Soms schakelen we ook andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. Indien daarbij in onze opdracht en onder onze instructie persoonsgegevens worden verwerkt dan zijn we er verantwoordelijk voor dat dit veilig en integer gebeurd. Hierover maken we altijd contractuele afspraken met deze leveranciers. Voorbeelden van dergelijke bedrijven zijn bedrijven die de dataopslag voor ons verzorgen of die de verificatie doen van de identiteitsbewijzen.

Je persoonsgegevens worden in principe opgeslagen binnen de Europese Unie. In de gevallen dat dit niet het geval is hebben we de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wat zijn je rechten?

Op grond van de AVG heb je bepaalde rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Wil je hier gebruik van maken dan adviseren we je hierover contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Het betreft de volgende rechten:

  • om inzage te krijgen in de gegevens die we van je verwerken.
  • om persoonsgegevens aan te vullen of te rectificeren.
  • om je persoonsgegevens te wissen.
  • om de verwerking van je gegevens te beperken
  • om altijd bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer we de grondslag een gerechtvaardigd belang is (zie ook onder 3).
  • om niet te onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Wij reageren altijd zo snel mogelijk op jouw verzoek en in ieder geval binnen één maand. Houdt er rekening mee dat het in de meeste gevallen nodig is om  jouw identiteit te controleren voordat aan jouw verzoek kan worden voldaan. Verzoeken worden in het beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of je anders verzoekt.

Hoe beveiligen we je gegevens?

We doen er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van organisatorische en technische maatregelen. Zo hebben alleen medewerkers toegang tot jouw gegevens die daarvoor geautoriseerd zijn en zijn deze medewerkers altijd gebonden aan geheimhouding. Ook nemen we alle maatregelen die nodig zijn om netwerk, systeem en middelen up-to-date en veilig te houden.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of langer dan de wet ons voorschrijft.

Eventuele sollicitatiegegevens bewaren we maximaal 1 jaar. Na afronding van je dienstverband verwijderen wij je persoonsgegevens na 2 jaar. Je kopie ID-bewijs en je loonheffingskorting bewaren we 5 jaar. Bepaalde persoonsgegevens bijvoorbeeld ten behoeve van claims, audits en fiscale verplichtingen blijven langer bewaard. Voor de fiscus is het bijvoorbeeld verplicht om gegevens 7 jaar na afloop van het dienstverband te bewaren.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens, dan kun je schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder, bij de Autoriteit Persoonsgegevens (088 – 1805 250).

Wat te doen bij een datalek?

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij je dit direct aan ons te melden. Ook kun je dit melden via persoonsgegevens@helloflexgroup.com.

 

Aanvullende bedrijfsgegevens

Contactgegevens.

HelloFlex People BV bestaat uit de volgende werkmaatschappijen:

  • HelloFlex People 200 BV
  • HelloFlex People 201 BV
  • HelloFlex People 300 BV

 

Julianalaan 1

1213 AP Hilversum

035-6464412

www.helloflexpeople.com

service@helloflexpeople.com

 

Voor vragen over privacy, het uitoefenen van de rechten of  het melden van datalekken: persoonsgegevens@helloflex.com.

Onze Functionaris Gegevensbescherming is ook via dit emailadres te bereiken.